교무실무사 업무 중 비전자 기록물 업무 알아보기

 

 

해마다 4월 중순에 교육통계 입력이 마감되면 기록물 생산 및 보유현황 제출 공문이 온다.
2022년에 생산된 비전자 기록물을 보고해야 하는데 나는 교무실에서 생산된 기록물을 정리해서 기안하므로 이에 대하여 설명하려 한다.
 
 <공문 내용은 아래와 같다>
 
1. 관련
- 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조 및 같은 법 시행령 제33조·제42조
- 2023년 관할기관 기록물 생산현황 관리계획 알림(서울기록원 기록정책과-543(2023.4.20.)
 
2. 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조 및 같은 법 시행령 제33조, 제42조에 따른 2023년 기록물 생산현황(2022년 생산분)을 다음과 같이 작성·제출하여 주시기 바랍니다.
가. 제출대상 : 2022년 기록물 생산 및 보유현황
나. 제출방법: [붙임 1]의 서식에 해당사항 작성 후 업무관리시스템으로 제출
다. 제출기한: 2023. 5. 26.(금)까지
 
★공공기록물 추진근거

-「공공기록물관리에 관한 법률」 제13조 및 제19조 및 같은 법 시행령 제32조 
-서울특별시교육청 기록관 운영 규정 제9조 및 제12조

★공공기록물 추진목적

-처리과에서 보관 중인 비전자기록물의 현황파악을 통한 생산현황보고 및 비전자기록물 이관계획 수립, 보존기간 만료 기록물의 폐기 등 기록물관리 업무추진을 위한 기초 자료 확보
-비전자기록물의 기록관 집중관리로 보존비용 절감 및 중요기록물의 훼손· 멸실 방지
 
우리 학교는 학교가 작기도 해서 기록물이 많이 생산되지는 않지만, 교감, 교무기획부, 교육과정부에서는 해마다 같은 양의 비전자 기록물이 생산된다.
비전자 기록물은 종이서류로 생산되는 기록물을 말하며 학교 문서고에 기록하여 정리해 놓는다.
비전자기록물에는 교사의 휴복직서류와 시간강사, 기간제교사의 인사서류, 평정서류, 학생 전입, 전출서류, 정원외서류, 출석부, 가족체험계획서, 보고서 등이 있다.
각각의 기록물들은 공공기록물관리에 관한 법률에 의거 보존기간이 다른데 이에는 영구, 준영구, 10년, 5년 등으로 나누어진다. 인사서류는 대부분 영구이거나 준영구로 보관된다.
기록물을 생성할 때는 규격에 맞는 겉표지와 집게, 그리고 보존 박스에 문서의 생산연도와 제목, 부서, 학교명을 기록하고 서류의 제목과 내용을 빠짐없이 엑셀표에 정리한다.
문서고의 번호와 박스의 번호, 엑셀에 기록되어 있는 정리된 연번과 내용이 모두 맞아야 한다.
그다음은  K-에듀파인에 내부보고용 기안을 엑셀파일을 첨부하여 올리고 결재난 기안을 행정실 기록물 담당자에게 공람한다. 
정리된 엑셀파일도 참고용으로 담당자에게 전달한다.
교무실은 교무실 기록물만 정리하면 간단하므로 행정실처럼 그리 복잡하진 않다.

 아래와 같이 교무실 문서고에 기록물들을 마무리해 놓으면 이 기록물 업무도 끝이다.
이렇게 교육통계 입력과 기록물을 정리하다 보면 어느덧 4월이 가고 있다.
해마다 반복되는 교무실무사 업무이다.
 
이상은 교무실무사의 업무 중 교무실 기록물 업무에 관한 사항이었다.

 

 

 

 

 
 

 

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